NEW

Sfaturi practice pentru economisirea de combustibil cu Shell Helix Ultra 0W

Fie din motive de mediu, fie pentru a economisi bani, exista sfaturi pentru a reduce consumul de combustibil. Prin adoptarea acestor reguli, prelungesti durata de viata a motorului, dar vei reusi sa faci si o economie de combustibil cu Shell Helix Ultra 0W. Nu este...

Cosulbio.ro – magazinul familiei tale

Deși dieta fără gluten nu include marea majoritate a prăjiturilor tradiționale, dulciurilor și altor tentații similare (deoarece conțin făină de grâu din abundență), există încă un număr mare de produse bio fără gluten, care satisfac dorința de dulciuri și pe care le...

Ce stil de viata iti doresti sa ai la pensie?

Daca ai sub 40 de ani, sansele sa te gandesti serios la pensionare probabil ca sunt foarte mici. Desigur, pensionarea nu se afla in topul subiectelor celor tineri, iar pe fondul pandemiei COVID-19, mersul copiilor la scoala, vacantele puse pe stop, si sanatatea sunt...

10 moduri de a calatori prin lume (aproape) gratuit in 2021

Resorturile de 5 stele, transferurile private si clasa business ne-au facut sa credem ca pentru a calatori trebuie sa spargem vreo banca! Exista loc si pentru turistii cu buget redus, insa te-ai gandit vreodata sa faci un pas mai departe si sa calatoresti fara sa...

Top 10 sfaturi pentru gestionarea timpului

Am auzit cu totii de zicala „time is money”, insa ceea ce nu stiai este ca timpul tau poate fi mult mai valoros decat banii! Timpul iti poate restabili echilibrul in viata si iti poate deschide oportunitati catre ceea ce te implineste cu adevarat. In plus, gestionarea...

GHID pentru alegerea corectă a centralei termice pentru locuința ta

Poză de Erik Mclean pe Unsplash.com Atunci când vine vorba de alegerea centralei termice pentru locuința ta, este important să iei în considerare mai mulți factori. De la dimensiunea casei la tipul de combustibil pe care dorești să-l utilizezi, există o mulțime de...

Ce se poartă în materie de verighete în 2024

Poză de Denny Müller pe Unsplash.com Când vine vorba de simbolurile unei căsnicii, verighetele ocupă locul principal. Aceste inele nu numai că simbolizează legătura și angajamentul dintre doi oameni, dar pot reflecta și stilul și personalitatea cuplului. În fiecare...

Ai încercat o idee de afacere și ai rămas cu datorii? Află cum poți rezolva problema

Fotografie de Andrea Piacquadio pe Pexels.com De multe ori, se poate să încerci diferite idei de afaceri sau metode alternative de a câștiga bani, până să găsești o formulă de succes. Astfel, uneori s-ar putea să încerci și ceva ce nu va funcționa cum te aștepți....

Lucruri pe care ar trebui să le iei în considerare înainte de a achiziționa un cântar profesional

Există câteva lucruri pe care va trebui să le cunoști înainte de a achiziționa un cântar profesional, astfel încât să poți fi sigur că selectezi produsul potrivit pentru nevoile tale. Mulți oameni consideră că prețul este cel mai important factor în această decizie,...

Artroza de gleznă. Cauze și metode de tratament

Artroza de gleznă se caracterizează prin deteriorarea cartilajului care acoperă capetele oaselor gleznei. Cartilajul deteriorat duce la frecarea directă a suprafețelor osoase în timpul mișcării, ceea ce provoacă durere, rigiditate și inflamație în zona gleznei. Chiar...

Cum funcționează procesul de headhunting și de ce este important pentru afacerea ta?

Într-o lume în care talentul este o resursă tot mai rară și valoroasă, procesul de headhunting a devenit o necesitate pentru multe companii. Dar ce este headhunting-ul și cum funcționează acesta? Și mai important, de ce este esențial pentru afacerea ta? Înțelegerea...

Importanța sistemelor de ventilație și soluții optime pentru afacerea ta

Ventilația adecvată este crucială pentru succesul și bunăstarea afacerii tale. Alegerea sistemului de ventilație potrivit nu contribuie doar la confortul angajaților și al clienților, ci vine și cu numeroase beneficii în ceea ce privește calitatea aerului interior,...

Vrei să îți pui fațete dentare? Iată ce ar trebui să știi înainte să optezi pentru această opțiune

Aspectul danturii reprezintă unul dintre factorii care pot influența bunăstarea generală a unei persoane, deoarece influențează încrederea în propria persoană și interacțiunile sociale și profesionale. În unele cazuri, chiar și cu o îngrijire adecvată a danturii,...

Beneficiile unui lobby bine amenajat în industria hotelieră

La primul contact cu oaspeții, lobby-ul unui hotel joacă un rol esențial în crearea unei prime impresii pozitive. Un lobby bine amenajat poate transforma o experiență obișnuită într-una memorabilă, contribuind la fidelizarea clienților și la creșterea reputației...

Parodontita la copii și adolescenți. De ce apare, tratament și cum poate fi prevenită

Parodontita este o afecțiune inflamatorie a țesuturilor care susțin dinții, cu consecințe variabile asupra sănătății bucale. Neglijată, parodontita duce la distrucția osului alveolar și la pierderea definitivă a dinților. Deși este o afecțiune care apare preponderent...

Orice societate, companie sau afacere produce în cadrul activităților sale numeroase activități. Dar, după o anumită perioadă de timp, acestea trebuie să fie arhivate. În acest moment, intră în joc cele mai bune servicii de arhivare și depozitare.

Datele și conținuturile profesionale cresc exponențial, iar acest lucru pune companiile în fața unor provocări în ceea ce privește stocarea documentelor. Multe organizații păstrează încă copii originale, tipărite, ale datelor lor, fără să fie conștiente de costurile și ineficiența acestei metode de arhivare. 

În plus, înăsprirea reglementărilor privind protecția datelor complică problema conformității, o provocare inevitabilă pentru întreaga lume a afacerilor. Pentru a înrăutăți situația, cererile clienților se îndreaptă acum către servicii mai raționalizate și mai sigure. Ești familiarizat cu această situație?

Principalele avantaje ale serviciilor de arhivare și depozitare

Piața răspunde la aceste provocări prin crearea de soluții digitale pentru firme. În ceea ce privește gestionarea documentelor, una dintre cele mai recente tendințe, cunoscută sub numele de servicii de gestionare a conținutului, dar și servicii arhivare preț, oferă o gamă largă de funcționalități de gestionare a conținutului care permit digitalizarea documentelor pentru a transforma conținutul corporativ într-un activ digital care aduce valoare adăugată. 

Această soluție tehnologică oferă întreprinderilor posibilitatea de a automatiza fluxurile de lucru și de a centraliza datele pentru a rezolva problemele legate de stocarea documentelor fizice. Cei care aleg soluțiile de arhivare și depozitare pot să profite de o mulțime de avantaje.

Reducerea costurilor

Foarte multe companii se confruntă cu lipsa unui spațiu de depozitare suficient, un lucru care duce la costuri mai ridicate. În fața unor creșteri de preț din domeniul imobiliarelor și a măririi cantității de documente de gestionat, firmele au o nevoie imperioasă de servicii de arhivare documente preț, de metode mai durabile și mai eficiente.

O soluție de arhivare și depozitare documente poate reduce costurile și poate diminua necesitatea de a păstra arhivele. Toate documentele fizice care trebuie stocate sunt trimise la un sistem de gestionare și arhivare a documentelor, care oferă un serviciu mai eficient din punct de vedere al costurilor decât stocarea lor la fața locului.

Câștigi mai mult spațiu

O soluție de arhivare externă este cea mai bună soluție care te ajută să te bucuri de mai mult spațiu, de spații de birou eliberate în profitul salariaților. Pentru companiile care a un sediu în centrul unui oraș, unde costurile sunt mai ridicate, optimizarea spațiului este un lucru foarte bun.

Câștigarea de spațiu este un lucru foarte bun sau o oportunitate pentru a efectua o aranjare optimă a locului și a ameliora spațiul de lucru pentru angajați.

Câștigi mai mult timp

Economiile de timp sunt un atu indiscutabil atunci când vine vorba despre servicii de arhivare și depozitare. Arhivarea este o sarcină care necesită mult timp. Eliberează-ți angajații, încredințând această sarcină unui expert.

Aceste lucruri, duc în mod evident, la un plus de productivitate și de exploatabilitate. Economiile de timp și de bani, dar și de spațiu sunt cele care duc la mărirea productivității. Externalizarea este cea care eliberează resurse interne pe care le poți aloca altor sarcini strategice, mai aproape de obiectivele tale de performanță.

În plus, închirierea unei unități de depozitare a arhivelor te asigură de faptul că documentele arhivate sunt perfect utilizabile. Furnizorul de servicii își menține serviciul în permanență pentru a se asigura că documentele tale sunt întotdeauna disponibile.

Accesul rapid la documente este vital în caz de urgență, cum ar fi adăugarea de noi funcții, documentația de asigurare sau orice migrații tehnice care ar putea necesita utilizarea vechilor documente de arhivă.

Servicii de Arhivare și Depozitare Profesionale – Experiență de Top

Siguranța datelor

Serviciile de arhivare și depozitare sunt cele care vor securiza documentele tale importante și se vor evita mai ales riscurile de pierderi, de furt și de distrugere involuntară.

Poate să fie dificil uneori să ții evidența tuturor lucrurilor și este ușor să pierzi documente importante. Aici intervine arhivarea și depozitarea documentelor. Conformitatea cu legislația, îmbunătățirea performanței afacerii, reducerea costurilor, interesul istoric: există o mulțime de motive pentru a alege servicii de depozitare și arhivare.

Profesionistul care oferă astfel de servicii dispune de spații care îndeplinesc standardele de protecție. Spațiul de depozitare este echipat pentru a fi protejat împotriva incendiilor, daunelor provocate de apă, dăunătorilor, intrușilor și impurităților (de exemplu, praf).

De asemenea, furnizorul de servicii va pune la dispoziție un mediu specific capabil să găzduiască arhive de toate tipurile: de exemplu, un depozit specializat, un seif, un server de calculator. În plus, acesta adoptă o politică de arhivare axată pe securitatea, trasabilitatea și accesibilitatea documentelor.

Control asupra bugetului

Stocarea documentelor cu un arhivator terț va oferi un control mai mare asupra bugetului și a costurilor anuale fixe. Se pot controla investițiile interne și actualizările periodice.

Costurile sunt reduse prin eliminarea costurilor legate de locația de depozitare, achiziționarea de consumabile de arhivare și costurile de gestionare a documentelor (de exemplu, personalul care se ocupă de arhive). Mai mult, partenerul de stocare comunică costul anual al serviciilor sale, astfel încât nu există surprize neplăcute sau derapaje bugetare.

Expertiză vastă în domeniul arhivării

Prin externalizarea arhivării, beneficiezi de serviciile unor experți în domeniu. Furnizorul de servicii este un partener de încredere. Acesta îți poate oferi asistență personalizată și pe termen lung.

Un contract de servicii oferă cadrul pentru colaborarea ta. Documentul, marcat cu ștampila de timp, enumeră toate constrângerile și obligațiile ambelor părți în ceea ce privește gestionarea documentelor tale fizice și digitale: de exemplu, actualizarea, containerizarea, indexarea computerizată.

Ai de asemenea, întotdeauna controlul asupra tuturor arhivelor tale. Ai libertatea de a defini accesul și de a întocmi o listă a persoanelor autorizate să acceseze și să modifice arhivele. Asigură-te doar de faptul că incluzi această clauză în contract.

Tipuri de arhivare a datelor

Furnizorii de servicii oferă o alternativă între arhivarea fizică și cea digitală. Arhivarea fizică se referă la documentele pe hârtie: de exemplu, dosare juridice, dosare de resurse umane, documente contabile, documente de patrimoniu. Aceasta include, de asemenea, alte suporturi fizice, cum ar fi prototipurile, broșurile și arhivele audiovizuale. 

Arhivatorul terț va pune la dispoziție depozite sau spații de depozitare dedicate, adaptate la diferite tipuri de arhivare. Spațiile dedicate depozitării oferă condiții optime de confidențialitate și trasabilitate (controlul și monitorizarea persoanelor care au acces la arhive).

Arhivele electronice sunt utilizate în general pentru documente probatorii, juridice și sensibile. Arhivele virtuale sunt stocate în seifuri electronice sau în spații digitale de tip cloud.