Redau documentul, fara prea multe comentarii. Cine are urechi de auzit, o sa auda. :)

Departament Anti-Frauda al …

Nereguli constatate in urma verificarilor efectuate la  Sucursala Municipiului Bucuresti:

1. Achitarea politelor cu prime incasate inainte de data emiterii acestora (ex: polita din 2010 achitata cu prima incasata in 2005);
2. Dezachitarea primelor de asigurare de pe politele expirate;
3. Achitarea primelor de asigurare pe polite deja expirate;
4. Inregistrarea ca suma neelucidata a primelor depuse la casierie de catre agenti si efectuarea achitarii la 6 luni dupa incasare (polite neintroduse);
5. Restituirea integrala a primelor de asigurare pe polite de bunuri, fara retinerea primelor aferente perioadei de expirate, conform Normelor metodologice;

1. Generarea deconturilor de comisioane pentru agenti reziliati si plata acestora dupa rezilierea contractului;
2. Efectuarea platii comisioanelor aferente agentilor reziliati in conturile unor alti agenti;
3. Intocmirea dispozitiilor de plata pentru comisioanele achitate prin banca;
4. Arhivarea borderourilor emise de catre agenti nu se face in ordinea cronologica a datei;

Propuneri  – modificare drepturi de operare…:

1. Restrictionarea dreptului de achitare/dezachitare de prime  pentru politele a caror perioada de valabilitate a expirat;
2. Restrictionarea dreptului de operare a restituirilor de prime pe politele a caror valabilitatea a expirat;
3. Restrictionarea dreptului de operare a restituirilor de prime pentru sume mai mari decat cele stabilite conform conditiilor de asigurare/normelor CSA;
4. Interzicerea dreptului de achitare a politelor de asigurare cu prime incasate anterior  datei emiterii politei;
5. Restrictionarea dreptului de a genera deconturi de comisioane pentru agentii cu rol inchis in CRM;

Propuneri de modificare aplicatie …:

1. Achitarile/dezachitarile pe polita sa creeze o noua versiune.

Propuneri modificare rapoarte in programul de Contabilitate:

1. Raportul “Rulaje conturi” sa evidentieze toate inregistrarile efectuate pe un repartitor in cursul anului, indiferent de data primei inregistrari pe contul respectiv;
2. La generarea Notelor Contabile din … Insurance – Contabilitate Operativ privind alocarea primelor (rulaj cont “Creditori Clienti Prime” -  46220501) sa apara explicatii referitoare la documentul si data incasarii primei.

1. Deficiente privind colectarea si depunerea sumelor incasate de la clienti

-          incasarea de catre mandatari/angajati a primelor de asigurare de la clienti si nedepunerea lor in contul politelor de asigurare. O mare parte din primele de asigurare au fost incasate  fara a se emite chitanta clientului;

-          folosirea chitantei albastre pentru completarea ulterioara a datelor lipsa de pe exemplarele rosii ale chitantelor ;

-          incasarea primelor de la clienti in baza calculatiei, fara a se emite polita si fara a se depune banii in casierie;

-          nedepunerea primelor incasate de la clienti prin anularea doar a exemplarului rosu al chitantelor;

-          alocarea gresita a primelor de asigurare, fara a se respecta consemnarile din borderourile de depunere;

-          ratele de asigurare erau depuse de catre brokeri cu mari intarzieri sau la aparitia daunei;

2. Deficiente privind gestionarea documentelor cu regim special

-          chitante intocmite eronat de catre mandatari (lipsa datei, lipsa monedei de incasare, modificarea sau adaugarea ulterioara a datei cu pixul, adaugarea cu pixul a sumei pe exemplarul rosu al chitantei, adaugarea sau modoficarea cu pixul a numarului de contract pe exemplarul rosu al chitantei etc);

-          descarcarea unui numar foarte mare de chitante care nu aveau  inscrisa suma in litere;

-          angajatii cu atriburii de vanzare isi imprumutau in mod frecvent documente cu regim special;

-          eliberarea documentelor cu regim special numai pe baza de referat de necesitate si nu in baza bonurilor de consum;

-          depozitarea intr-un spatiu neadecvat a documentele cu regim special, fapt ce permite accesul oricarui angajat la aceste documente;

-          lipsa verificarilor gestionare periodice sau efectuarea acestora in conditii neconforme cu normele si circularele interne (verificarile gestionare se efectuau chiar si “telefonic”)

-          existenta minusurilor si plusurilor in gestiunea documentelor cu regim special.

3. Deficiente in operatiunile de casierie si contabilitate

-          incasarea primelor aferente politelor descarcate cu borderou de catre agenti/inspectori,  nedepunerea acestora in casierie si neoperarea politelor in programul informatic;

-          retragerea garantiilor agentilor reziliati in baza unor imputerniciri semnate in fals, in numele directorului de sucursala;

-          retragerea sumelor destinate valorii de rascumparare, in numele clientilor, fara plata efectiva a acestora catre titularii de drept. In acest sens, se intocmea o dispozitie de plata care era semnata in fals;

-          intocmirea dispozitiilor de plata in lei si operarea acestora in Registru de Casa in contul de euro;

-          retragerea sumelor datorate cu titlu de commision din casierie (ex: comisioanele generate automat pentru agenti cu contract reziliat);

-          plata dubla a comisioanelor, atat prin banca cat si prin casierie;

-          plata dubla a restituirilor de prima;

-          existenta minusurilor in casierie;

-          amplasarea casei de bani intr-un spatiu neadecvat, fiind posibil astfel accesul oricarui angajat la aceasta;

-          inregistrarea unui numar mare de plati prin casierie fara documente justificative;

4. Deficiente privind activitatea de prevenire si combatere a spalarii banilor

-          nu se aplica in mod corespunzator punctele 4.1.2 “cerinte minime pentru identificarea clientilor”, 4.1.3 “documente obligatorii de retinut la dosarul politei” si 4.1.5 “pastrarea documentelor pentru identificarea clientilor” din Circulara  385/22.06.2007 referitoare la “prevenirea si combaterea spalarii banilor”;

-          incasarea in numerar a sumelor mai mari de 10.000, respectiv 15.000 EUR (din data de 30.04.2008), si neraportatrea acestora catre Administratia Centrala.

5. Alte deficiente constatate

-          neinformarea clientilor cu privire la scadenta ratelor de prima;

-          neinformarea clientilor cu privire la situatia reala a contului politelor;

-           incheierea politelor de asigurare de viata/generale in numele clientilor fara acordul acestora;

-          Accesul tuturor angajatilor la Registrul si stampila de intrari-iesiri din cadrul sucursalelor;

-          Atribuirea de drepturi de utilizare si operare in programele informatice neconforme cu atributiile stabilite prin fisele de post;

NR.CRT	DEFICIENTE CONSTATATE	UNDE SE POATE PRODUCE	GRAD DE RISC
1	Plata comisioanelor la casierie, incalcandu-se in acest fel prevederile contractului de agent in care se stipuleaza in mod expres ca plata comisioanelor se face prin virament bancar;	Sucursala	Ridicat
2	Plata comisioanelor catre alte persoane decat titularul de drept;	Sucursala	Ridicat
3	Nerespectarea prevederilor circularei …(angajati cu atributii de vanzare care obtin comisioane necuvenite prin intermediul unor agenti);	Sucursala	Mediu
4	Avizul .. este acordat de aceeasi persoana care acorda si viza compartimentului financiar-contabil, incalcandu-se in acest fel principiul celor patru ochi;	Sucursala	Ridicat
5	Documentele cu regim special se elibereaza catre alte persoane decat celor indreptatiti sa le ridice;	Sucursala	Ridicat
7	Verificarea gestionara superficial sau inexistenta;	Sucursala	Ridicat
8	Achitarea si dezachitarea primelor de asigurare pe polite iesite din valabilitate;	Regiune	Ridicat
9	Restituirea integrala a primelor de asigurare pe polite de bunuri, fara retinerea primelor aferente perioadei de valabilitate, conform Normelor metodologice;	Sucursala	Ridicat
10	Generarea deconturilor de comisioane pentru agenti reziliati pentru prime incasate dupa rezilierea contractului de agent;	Sucursala	Mediu
11	Efectuarea platii comisioanelor aferente agentilor reziliati in conturile unor alti agenti	Sucursala	Ridicat
12	Intocmirea dispozitiilor de plata pentru comisioanele achitate prin banca;	Sucursala	Mediu
13	Alocarea eronata  a primelor de asigurare	Sucursala/Regiune	Mediu
14	Achitarea politelor cu prime incasate inainte de data emiterii acestora (ex: polita din 2010 achitata cu prima incasata in 2005);	Sucursala/Regiune	Ridicat
15	Achitarea primelor pentru politele iesite din valabilitate cu sume platite dupa aceasta perioada, pentru care se genereaza comision (ex. polita cu perioada de valabilitate in 2006 care se achita cu sume incasate in 2007 si pentru care se genereaza comision in 2009)	Regiune	Ridicat
16	Plata pro-ratei catre o alta persoana decat asiguratul;	Sucursala	Ridicat
17	Polite RCA si medicale emise fara incasarea primelor de asigurare;	Sucursala	Ridicat